Media accreditatie 2013

1.   Kaarten & procedure Voor media toegang tijdens diverse evenementen op Circuit Park Zandvoort zijn speciale media-kaarten nodig. 1.1   Jaarkaarten 2013 Voor jaarkaarten komen die media vertegenwoordigers in aanmerking die het voorafgaande jaar (2012) minimaal 6x een media accreditatie hebben ontvangen voor A-evenementen. Van elk van deze evenementen dient een verslag (foto) gepubliceerd te zijn. Voldoet u aan deze criteria? Mail dan naar media@cpz.nl. 1.2   Kaarten per evenement U kunt gebruik maken van het online accreditatie formulier. Uw aanvraag zal worden getoets aan de hand van de media accreditatie criteria, die op deze webpagina staan omschreven. In verband met beperkte ruimte in het Media Centre zullen per medium maximaal twee accreditaties worden verstrekt. Online accreditatie formulier 1.3   Speciale aanvraagprocedures Voor speciale (internationale) evenementen, dienen media vertegenwoordigers voor hun aanvraag gebruik te maken van een alternatieve methode, in plaats van het online accreditatie formulier. Deze speciale evenementen zullen t.z.t. hieronder worden weergegeven. - Masters 2013 - DTM 2013 1.4   Deadlines Aanvragen voor media accreditatie dienen uiterlijk tien werkdagen voorafgaand aan het evenement ingediend te zijn.

2   Algemene principes Alle aanwijzingen van circuitpersoneel, officials, beveiligingspersoneel en personeel van gemeentelijke- en/of provinciale instanties dienen stipt en terstond te worden opgevolgd. Het is tijdens een training/race nimmer toegestaan zich voor de beveiligingsafzettingen te bevinden. Het oversteken van de baan tijdens een training of wedstrijd is eveneens niet toegestaan. Het betreden van het circuitterrein geschiedt geheel voor eigen risico. Door enkel het betreden aanvaardt de bezoeker of gebruiker onvoorwaardelijk dat de exploitant van Circuit Park Zandvoort niet aansprakelijk is voor de schade of letsel aan de goederen of personen ongeacht hoe de schade of letsel is ontstaan. 3   Basis voor accreditatie In het belang van de journalistieke werkzaamheden zullen enkel mediakaarten worden verstrekt aan publicaties/agentschappen die wensen te publiceren over het betreffende evenement en welke voldoen aan onderstaande accreditatie criteria. Hierbij moet een opdracht vooraf aangeleverd worden en goedgekeurd. Stock-fotografie is in deze situatie niet mogelijk. 3.1 Kranten en andere printmedia Vertegenwoordigers van kranten en andere printmedia dienen aan de volgende criteria te voldoen: - Als journalist / fotograaf geregistreerd staan (NVJ, NSP, DAPA etc.) en in het bezit van een erkende perskaart* - Begeleidende brief van redactiechef / opdrachtgever op officieel briefpapier van medium. *Indien u geen officiële perskaart heeft zijn de volgende bewijzen gewenst - Begeleidende brief van redactiechef / opdrachtgever op officieel briefpapier van medium. - Bewijs van inkomsten uit eerdere autosport gerelateerde publicaties. - Minimaal 6 publicaties van de afgelopen 12 maanden. (indien hier naar wordt gevraagd). 3.2   Televisie en radio De (internet)omroep zal aan de volgende criteria moeten voldoen: - Erkend audiovisueel medium - Uittreksel van Kamer van Koophandel als zijnde professionele (internet)omroep - De betreffende (internet)omroep dient minimaal 3 werknemers in vaste loondienst te hebben - Toezegging dat uiterlijk 1 maand na het evenement de uitzending / het verslag op CD-ROM / DVD wordt toegezonden naar Circuit Park Zandvoort. Het is toegestaan om 1 persoon voor de gehele camera / opname ploeg (maximaal 4 personen in totaal) te laten accrediteren, mits de namen van de overige leden bekend zijn. Deze leden kunnen worden genoemd in het vak “OPMERKING” van het accreditatieformulier. 3.3   Internetsites Websites zullen bij de accreditatie aanvraag op de volgende criteria worden beoordeeld: - Professioneel werkende website - Inschrijvingsbewijs van Kamer van Koophandel (aanvullend: met minimaal 2 werknemers in vaste loondienst) - Nationale autosport moet in de breedte gedragen worden met vooral EIGEN redactionele bijdragen - 75% van de persberichten moeten in eigen woorden herschreven zijn. - Minimaal 2750 unieke bezoekers per dag (statistieken zullen op verzoek toegezonden moeten worden) - Gepubliceerde raceverslagen bevatten meer informatie dan uitsluitend een interpretatie van de race-uitslag NB. Websites welke voornamelijk bestaan door advertentie inkomsten worden niet als “professioneel” gekwalificeerd.

4   Media namens teams/rijders/sponsoren Steeds vaker doen teams beroep op een eigen fotograaf of eigen PR-medewerker. Omdat hier in beginsel geen sprake is van ‘garantie van publicatie’, gelden de volgende voorwaarden. 4.1   Basisvoorwaarde voor team/rijders/sponsor-media (TRS-media) Er worden in de basis geen mediakaarten verstrekt aan medewerkers van sponsors, leveranciers, teams en rijders, tenzij de betreffende persoon voldoende bewijs kan aanleveren dat een media kaart een vereiste is (bijvoorbeeld garantie van publicatie in een erkend medium met voldoende bereik en oplage) en de accreditatielimitiet (het maximum aantal te verstrekken media kaarten en fotovesten) nog niet bereikt is. 4.2   Toekenning van accreditatie aan team/rijders/sponsor-media (TRS-media) Indien een TRS-media accreditatie wordt toegekend, gelden de volgende regels: Mediavertegenwoordigers van een team, rijder en/of sponsor, dienen hun toegangskaart via het raceteam of de rijder te verkrijgen, waarvoor men werkzaam is. Vervolgens dient men een accreditatie aanvraag in via het online accreditatie formulier. In het geval van toekenning, kan de toegangskaart voor een media kaart worden ingewisseld in het media centre. Een mediakaart dient uiterlijk tien werkdagen voorafgaand aan het evenement aangevraagd te zijn. Per raceteam zal maximaal 1 toegangskaart worden toegekend, mits de aanvraag dus voldoet aan de algemene accreditatie voorwaarden. Het inwisselen van een toegangskaart voor een mediakaart, zonder voorafgaande aanvraag, is helaas niet mogelijk. TRS-media komen niet in aanmerking voor een Media Parkeerkaart en dienen de parkeerkaart via de opdrachtgever te krijgen. 4.3   Fotografiewerkzaamheden door team/rijders/sponsor-media (TRS-media) Indien een TRS-mediavertegenwoordiger een fotovest wenst en hier voldoende redenen voor aangedragen zijn (zie 4.1 en 4.2), dan is dit mogelijk voor een vergoeding van € 30,00 per raceweekend. De aanvrager krijgt vervolgens 1 fotovest en heeft beperkte toegang tot locaties langs het circuit tijdens de kwalificaties. TRS-media hebben tijdens races en demonstraties geen fototoegang. De vergoeding zal contant voldaan moeten worden bij afhalen van het fotovest. Vanzelfsprekend is ook in deze situatie de accreditatie-limiet bepalend voor het al dan niet toekennen van een fotovest. Bij toekenning zal ook een aanvullende veiligheidsbriefing gevolgd moeten worden. Alleen wanneer TRS-mediavertegenwoordiger een geldige DAPA-kaart kan tonen, wordt de beperkte toegang voor teammedewerkers opgeheven, en hebben zij toegang tot alle fotolocaties langs de baan, ook op de racedag. Daarnaast vervalt het te betalen bedrag.

5  Aanvullende informatie 5.1   Nevenactivititeiten Het is toegestaan dat geaccrediteerde journalisten en fotografen neventaken verrichten voor een raceteam en/of racecoureur. Deze neventaken mogen echter niet de professionaliteit en kwaliteit van de daadwerkelijke publicatie schaden. 5.2   Informatie fotovesten Het is nimmer toegestaan om een fotovest zonder toestemming van Circuit Park Zandvoort door te geven aan een ander persoon. Fotovesten zijn persoonsgebonden. Voor elk fotovest dient een borg van € 20,00 betaald te worden. Elke fotograaf met een fotovest, dient zich aan de fotozones te houden. Het is de verantwoordelijkheid van de fotograaf om zichzelf op de hoogte te brengen tot welke gebieden de fotograaf toegang heeft. In het geval van fotografen welke uitsluitend werk verrichten voor een raceteam en/of rijder, zal deze borg dus ook betaald moeten worden, naast de eerder genoemde team-fee van € 30,00. 5.3   TV- en cameraploegen Televisie zenders en opname ploegen kunnen, afhankelijk van het onderwerp wat centraal staat bij de opnames, in aanmerking komen voor een fotovest, waarmee zij langs de baan opnames kunnen maken. Camera interviews dienen buiten het media center te worden opgenomen, tenzij hiervoor toestemming is aangevraagd. 5.4   Radio-verslaggevers Afgevaardigden van een radio zender komen niet in aanmerking voor een fotovest. Na afloop van een race hebben radio-journalisten toestemming om de podium finishers kort te interviewen in het Media Centre. Overige interviews dienen buiten het Media Centre opgenomen te worden, tenzij hiervoor toestemming is aangevraagd. 5.5.   Werkplekken Werkplekken in het Media Centre zijn voorbehouden aan vertegenwoordigers van erkende (en geaccrediteerde) media. Alleen wanneer er voldoende vrije werkplaatsen zijn, kunnen mediavertegenwoordigers van teams, rijders en/of sponsoren gebruik maken van faciliteiten als internet en Wireless toegang. Om gebruik te maken van een werkplek dient toestemming te zijn aangevraagd bij de balie van het Media Centre. 5.6   Accreditatielimiet Voor elk evenement geldt een accreditatie limiet (maximum aantal media kaarten). Een accreditatie aanvraag kan daarom worden afgewezen, zelfs wanneer de aanvraag op tijd is ingediend. Houders van een NVJ, AIPS, NSP of DAPA-kaart genieten voorrang, indien de accreditatielimiet bijna bereikt is, mits zij een geldige opdracht voor het evenement hebben. 5.7   Toegangkelijkheid Media Centre Het Media Centre is enkel toegankelijk voor houders van een mediakaart voor het betreffende evenement. PR-medewerkers en TRS-media hebben voor korte tijd toegang tot het Media Centre, mits hier toestemming voor is gevraagd. Direct na afloop van een race zijn de eerste finishers van een raceklasse in deze ruimte beschikbaar om de mediavertegenwoordigers te ontmoeten. Het Media Centre is in hoofdzaak een werkruimte. Personen beneden de 18-jarige leeftijd hebben in de basis geen toegang tot deze ruimte en komen ook niet in aanmerking voor een accreditatie. 5.8   Media Information Document Voor veel evenementen, krijgen fotografen een veiligheidsbriefing aangeleverd. KLIK HIER om een voorbeeld-document te raadplegen. De veiligheidsbriefing kan verschillen per evenement en wordt gestuurd naar het persoonlijke e-mailadres van de geaccrediteerde.

6   Winter endurance kampioenschap 2012-2013

De wedstrijden van het Winter Endurance Kampioenschap worden georganiseerd door Circuit Park Zandvoort in samenwerking met Stichting DNRT. Omdat niet alle DNRT fotografen en journalisten in het bezit zijn van een geldige nationale perskaart, is besloten om op enkele accreditatie criteria aan te passen. Let op: deze accreditatie criteria zijn uitsluitend van toepassing op de wedstrijden van het Winter Endurance Kampioenschap 2012-2013. De onderstaande regels zijn ter aanvulling op de reeds bestaande accreditatie criteria.

6.1   Indienen van aanvraag voor media accreditatie

Voor alle aanvragen dient men gebruik te maken van het online accreditatie formulier. Indien het WEK-evenement nog niet geselecteerd kan worden, kan men gebruiken maken van het vak "opmerking", om aan te geven voor welk evenement accreditatie wordt aangevraagd.

6.2   Deadline

De aanvraag voor media accreditatie dient uiterlijk 8 werkdagen voorafgaand aan het evenement ingediend te zijn.

6.3   Bijzonderheden en uitzonderingen m.b.t. accreditatie criteria

Omdat niet alle DNRT fotografen en journalisten in het bezit zijn van een geldige nationale perskaart, is besloten om op enkele accreditatie criteria aan te passen.

6.3.1   NGRJ-perskaart

Als perskaart zal ook de NGRJ-perskaart perskaart geaccepteerd worden, mits een duidelijke opdrachtomschrijving bij de aanvraag wordt ingediend. Stock fotografie is daarbij geen geldige opdracht. De NGRJ-perskaarthouder ontvangt, indien fototoegang gewenst is, een fotovest met beperkte toegang tot het circuit, tenzij de omschrijving van de opdracht volledige fototoegang noodzakelijk acht.

6.3.2   Mediavertegenwoordigers zonder perskaart

Indien geen geldige perskaart (NGRJ, NVJ, NSP, DAPA, AIPS of andere internationale perskaart) getoond kan worden, dan dient een schriftelijk verzoek ingediend te worden omtrent de aanvraag. In dit schriftelijk verzoek dienen zaken als opdrachtgever, persoonlijke gegevens en autosportervaring nader omschreven te worden. Het indienen van een schriftelijk verzoek biedt geen garantie voor daadwerkelijke toekenning van media accreditatie. Indienen kan uitsluitend via e-mail: media@cpz.nl.

6.5   Afhalen van fotovesten

Het is niet mogelijk een fotovest te verkrijgen zonder dat dit vooraf (tijdig) is aangevraagd en is bevestigd. Aanvragen zonder duidelijke fotografie-opdracht, zullen in behandeling worden genomen als aanvraag voor schrijvende journalistiek.

6.3.6   Voorwaarden voor TRS-media

Teamfotografen dienen voor minimaal drie verschillende raceteams of minimaal zeven race-auto's werkzaamheden te verrichten. Dit dienen zij aan te tonen middels bewijsdocumenten die via e-mail voorafgaand aan het evenement aangeleverd dienen te worden.

6.3.3   Kamer van Koophandel

Een uittreksel van de Kamer van Koophandel is niet vereist

6.3.4   Internetmedia: Publiciteit & persberichten

Websites dienen alle WEK persberichten gepubliceerd te hebben op de website en deze in eigen woorden hebben herschreven. Het eenvoudig kopiëren van de tekst uit het persbericht en deze plaatsen als artikel op de website is niet voldoende om voor een media kaart in aanmerking te komen. Het deels kopieren en plaatsen van het persbericht is alleen toegestaan, mits het artikel ook voorzien is van eigen journalistieke bijdrage.Vanzelfsprekend mag ook een persbericht geplaatst worden, mits voorafgaand, tijdens of na het evenement, enkele eigen journalistieke berichten worden geplaatst.

6.3.5   Internetmedia: bezoekers

Voor websites geldt een minimum aantal van 750 unieke bezoekers per dag.